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Fragen & Antworten Muss das Internet im Salon eingerichtet sein?
Ja, im Salon muss ein PC (WINDOWS, Linux, Mac) mit ADSL-Internetanschluss installiert sein. Kundenanrufe werden direkt im Internet gebucht. Braucht es eine Homepage und E-Mail?
Nein, das Reservationssystem kann ohne Homepage im Internet aufgerufen werden. Eine E-Mail braucht es auch nicht. Die Online-Agenda kann aber ohne weiteres in einer bestehenden Homepage integriert oder verlinkt werden. Können Kunden dazu gewonnen werden?
Beim Einzelbetrieb Salon Solid Hair in Wichtrach, wo die Online-Agenda seit knapp 2 Jahren in Betrieb ist und leicht über 50% der Kunden online reservieren, gibt es heute durchschnittlich 2 Kundentermine mehr pro Arbeitstag verglichen zur Zeit vor der Umstellung auf online. Dafür gibt es 2 Gründe. Das Geschäft war die letzten Jahre im Aufwärtstrend. Die Online-Agenda hat diesen Trend beschleunigt. Und dies trotz einem Aufschlag der Preise im Salon 1 Jahr nach Einführung des Buchungssystems. Herr Zumbrunn stellt zudem fest, dass sich bestehende Kunden häufiger und regelmässiger anmelden. Für manche sei es wie eine Sucht, sich gleich wieder anzumelden, um Sicher zu gehen, dass der Termin auch frei ist. Wer einmal online gebucht hat, macht es immer wieder. Ich möchte die Online-Agenda auch bei mir einrichten. Wie ist das Vorgehen?
Nehmen sie Kontakt auf mit hellocut. Wir benötigen eine Liste mit allen Services, die ihr Salon anbietet. Im Prinzip kann es die Preisliste sein. Die Preise können mit der Zeitdauer des jeweiligen Services ausgewechselt werden. Zusätzlich brauchen wir noch die Namen der Mitarbeitenden. Wir besprechen dies danach mit dem Salon um herauszufinden, wie die Arbeitsteilung im Betrieb ausschaut. Wird ein Kunde hauptsächlich von einer Coiffeuse bedient? Oder werden Services wie Waschen und Färben den Lernenden zugeteilt? Werden während den Einwirkzeiten andere Kunden bedient usw. Die Firma hellocut richtet danach das System innerhalb 1-2 Arbeitstagen ein. Anschliessend braucht es ein längeres Telefon von ca. 1.5 Stunden, wo alles erklärt wird. Dabei werden auch gleich die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden erfasst. Falls der Salon die Kundendaten schon in elektronischer Form besitzt, können diese zum Zusatzpreis von CHF 200.-- automatisch übernommen werden. Ansonsten können die Adressen Termin für Termin erfasst werden. Am Schluss werden die bestehenden Kundentermine vom Papierbuch in die Online-Agenda übernommen, das Offline-Tool wird installiert und los gehts. Kann der Salon die Services selber definieren und benennen?
Ja, für jeden Salon werden die Services individuell eingerichtet und benannt. Der Salon kann die Bezeichnungen und die Zeiten der Services selber ändern. Wie weiss das System, wie lange die einzelnen Services dauern?
Bei jedem Service kann die Dauer hinterlegt werden. Dabei können auch Einwirkzeiten und Nachpflegezeiten definiert werden, damit während der Einwirkzeit wieder Kunden bedient werden können. Der Salon kann die Zeiten während der Reservation anpassen. Dem Kunden werden die hinterlegten Standardzeiten berechnet. Er muss und soll sich nicht um die Zeiten kümmern. Bei manchen Kunden dauern einzelne Services länger als bei anderen. Wie geht das System damit um?
Wenn der Salon selber reserviert, kann der entsprechende Service beim Reservieren mittels Mausklick verkürzt oder verlängert werden. Jeder Termin, der von den Kunden selber gebucht wurde, wird vom Salon kontrolliert. Falls irgendwo zuwenig oder zuviel Zeit abgebucht wurde, kann dies im Nachhinein schnell korrigiert werden. Im schlimmsten Fall könnte es sein, dass vorne und hinten schon alles zugebucht wurde, so dass dem Kunden zurückgerufen werden müsste, um einen neuen Termin zu vereinbaren. In den letzten 2 Jahren ist es noch nie zu dieser Extremsituation gekommen. Falls es sich zeigen würde, dass dies ein Problem wäre, würde hellocut eine neue Funktion einbauen, womit zusätzlich pro Kunde die Dauer der Services hinterlegt werden kann. Wie kann das System wissen, wie die Reihenfolge der einzelnen Services ist?
Bei jedem Service kann eingestellt werden, ob er vor oder nach dem anderen Service kommt. Wie weiter, wenn Ihr Laptop oder PC plötzlich nicht mehr funktioniert?
Wird das Internetkabel in einen anderen, intakten Computer gesteckt, funktioniert die Online-Agenda ohne eine Installation wieder. Es gehen keine Daten verloren. Die Agenda kann auch ausserhalb des Betriebs jederzeit mittels Passwort eingesehen oder ausgedruckt werden. Wie weiter , wenn das Internet oder der Server ausfallen sollte?
Eingetragene Online-Termine registrieren sich auch auf die Offline-Agenda des PCs, mit welcher man auch ohne Internet genauso arbeiten kann wie mit der Online-Agenda. Sobald das Internet oder der Server wieder funktioniert, wechselt man auf die Online-Agenda zurück und offline gebuchte Termine werden automatisch mit dem Internet abgeglichen. Der Kunde kann in meine Agenda hineinschauen...
Ausser bei den für den Kunden bestimmten freien Zeiträumen, die je nach gewünschten Services völlig unterschiedlich sein können, steht überall 'Besetzt'. Der Kunde kann unmöglich erkennen, wie gross die Auslastung des Betriebes ist und sieht keine Geheimnisse. Internetbenutzer buchen absichtlich falsche Termine...
Bei Onlinebuchungen müssen Namen, Vornamen und Telefonnummer eingetragen werden, damit Kunden auch ohne Internet erreicht werden können. Zusätzlich wird die IP des Internetusers abgespeichert. Absichtliche Falschbuchungen könnten rechtlich verfolgt werden, haben jedoch bisher bei Betrieben die bereits mit der online-Agenda hellocut arbeiten kein Problem dargestellt. Bei uns bieten nicht alle Mitarbeitenden die gleichen Services an
Es ist so, dass Lehrlinge zum Beispiel noch nicht alle Services beherrschen. Bei den Kosmetikservices ist meistens auch nur 1 Mitarbeiterin kompetent. In der Mitarbeiteradministration können jeder Coiffeuse die entsprechenden Services zugeteilt werden. Wenn eine Coiffeuse einen Service nicht anbietet, hat der Kunde und auch der Salon diesen Service bei ihr nicht zur Auswahl. Bei uns erledigen Services wie Färben oder Tönen hauptsächlich die Lernenden. Der Kunde weiss dies ja nicht?
Beim Service kann eingestellt werden, ob dieser hauptsächlich von einer Fachkraft oder einer Lernenden gemacht wird. Das Auswaschen zum Beispiel beim Färben kann unabhängig davon auch gewichtet werden. Und nicht nur das, es kann sogar eingestellt werden, ob der Service hauptsächlich von einer erfahrenen Lernenden oder eher von einer unerfahrenen Lernenden gemacht werden soll. Folgende Kombination ist so ohne Probleme möglich. Färben bei der 3. Lehrjahrtochter -> Auswaschen bei der 1. Lehrjahrtochter -> Schneiden bei der Fachkraft -> Föhnen bei der gleichen Fachkraft. In diesem Beispiel wird dem Kunden eine erfahrene Lehrtochter vorgeschlagen, die das Färben durchführt. Er hat aber auch die Möglichkeit, eine ganz bestimmte Lernende oder eine ganz bestimmte Fachkraft zu wählen. Die Terminvorschläge werden anhand dieser Auswahl in Sekundenbruchteilen ausgerechnet und angezeigt. Ein Fehler tritt auf im System. Wo erhalte ich Hilfe?
hellocut hat sich auf die Fahne geschrieben, immer erreichbar zu sein, oder zumindest innert nützlicher Frist zurückzurufen. Der Salon muss sofort Hilfe erhalten, wenn er nicht mehr weiter weiss. Dies trifft vor allem für die ersten paar Wochen zu, wenn das System neu eingeführt wurde. Der Support ist in den monatlichen Hostingzahlungen inbegriffen. Coiffure Upstairs in der Bahnhofgalerie vom Hauptbahnhof Bern mit 30 Mitarbeitenden, die die Papieragenda vor 5 Monaten ins Archiv verbannt haben, ist 365 Tage im Jahr geöffnet. Support wird auch an Sonntagen garantiert. Wenn die Kunden auch noch reservieren, gibt es doch Doppelbuchungen...
hellocut läuft zentral auf einem Server. Doppelbuchungen sind ausgeschlossen. Angenommen ein Kunde reserviert 1 Sekunde vor dem Salon einen Termin zur gleichen Zeit bei der gleichen Coiffeuse. Sobald der Salon auf 'Definitiv Buchen' klickt, kommt die Meldung: 'Der Termin konnte nicht reserviert werden, da in der Zwischenzeit in diesem Zeitraum schon ein anderer Termin gebucht wurde'. In diesem Fall müsste nochmals von vorne begonnen werden. Wenn der Salon 1 Sekunde früher ist, dann erhält der Kunde diese Meldung. Dies kommt aber sehr selten vor. Bis jetzt kann sich keine Coiffeuse erinnern, dass dies in den letzten 2 Jahren jemals vorgekommen wäre. Können einzelne Services eines bestimmten Termins zu anderen Mitarbeitenden umgeteilt werden? Zum Beispiel bei Krankheit.
Beim Detail des Kundentermins wird jeder Service aufgelistet. Dahinter kann der entsprechende Service mittels Pulldownmenu einem anderen Mitarbeitenden zugeteilt werden. Es stehen nur diese Coiffeusen oder Coiffeure zur Verfügung, die die Kompetenz haben und die während diesem Zeitraum über freie Arbeitszeit verfügen.
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