Journal Coiffure Suisse März 2007

Das revolutionäre Reservationssystem: Kunden buchen Termin Online
Die Kunden-Agenda hat bald ausgedient. Das Online-Reservationssystem der Firma hellocut von Marcel Fiechter erfüllt alle Vorsaussetzungen für ein gut funktionierendes Online-Reservationssystem, nicht nur für den Kunden, sondern auch für den ganzen Betrieb.

Stellen Sie sich vor: Frau Müller meldet sich telefonisch für Waschen, Schneiden, Föhnen, und eine Farbauffrischung an. Das Reservationsbuch ist auf der richtigen Seite aufgeschlagen und der geschulte, erfahrene Coiffeur am Telefon reserviert die notwendige Zeit für all diese Services: Waschen bei der Lernenden Karin, Haarschnitt und Coloration beim Chef, Farbe auftragen, Auswaschen und Föhnen bei der Lernenden. Das ist recht kompliziert, braucht für die Person am Telefon viel Erfahrung und Fingerspitzengefühl. Schliesslich sind alle Zeiten eingetragen. Sagt Frau Müller ab, kommt der Radiergummi zum Einsatz. Es muss geschoben, zurückkorrigiert und die Zeiten müssen neu verteilt werden. Das braucht Zeit und Nerven.

All das schafft das Online-System locker. 'Das geht doch nicht', werden die meisten Coiffeure sagen, die sich auskennen mit dem Problem, dass die Person, die Reservationen entgegennimmt, erfahren sein muss, die Arbeitszeiten kennen muss und das nötige Verhandlungsgeschick haben muss, Kunden dort zu platzieren, wo es noch Zeitreserven hat. Doch das ist die stärke des Online-Reservationssystems: Es rechnet, schiebt, korrigiert und reserviert absolut selbständig.

Kunden finden Wunschtermin selbst
Die Firma hellocut mit ihrem Inhaber Marcel Fiechter stellt jedem Coiffeurgeschäft auf einem Server eine eigene Plattform zur Verfügung, auf der das Reservationssystem mit den Kundenreservationsdaten online Tag und Nacht abrufbar ist. Der Coiffeurkunde begibt sich im Internet auf die Reservationsseite seines Coiffeurs und bucht einen freien Termin. Auf dieser Reservationsseite sieht der Kunde, welche Termine (als grüne Fläche dargestellt) bei seinem Wunschmitarbeiter oder beim Chef noch frei sind. Er oder sie kann aus dem Angebot den gewünschten Damen- oder Herren-Service, Wachen, Schneiden, Föhnen, Coloration, Umformung, Styling usw. wählen. Nach Abschluss der Buchung erhält der Kunde eine automatisch generierte Bestätigung. Das Service-Angebot wird von der Firma hellocut nach Wunsch des Coiffeurs individuell zusammengestellt.

Die Terminreservation im Coiffeurgeschäft
Im Coiffeurgeschäft steht das Buchungssystem ebenfalls  online zur Verfügung. Gleich wie im Reservationsbuch aus Papier sind auf einer Bildschirm-Seite entweder pro Tag oder pro Mitarbeitende die über das Internet hereingekommenen Reservationen sowie die durch das Geschäft getätigten Termine sichtbar. Alle diese Buchungen können durch die Mitarbeitenden kontrolliert und beliebig angepasst werden. Sind die Termine kontrolliert und definitiv, ändert die Farbe des Eintrages. Parallelbuchungen von Personal für arbeitsintensive Services, die mehrere Mitarbeiter betreffen, sind ebenfalls möglich und auf dem Bildschirm ersichtlich.

Testlauf bei Ruth Gisler in Altdorf
Seit bald einem Jahr buchen im Geschäft von Ruth Gisler die Kundinnen und das ganze Geschäft die Termine über das Reservationssystem von hellocut. Wir fragten Frau Gisler, wie das Programm läuft.

Ruth Gisler: Ab April 2006 haben wir das Programm im Geschäft eingerichtet und getestet und zusammen mit Herrn Fiechter immer wieder Verbesserungen vorgenommen. Jetzt ist es auf einem fantastischen Stand.

Wie haben ihre Kunden davon erfahren?
R.G. Einerseits durch Mund-zu-Mund-Werbung, da es ja vor allem für unsere Stamm-Kundschaft wichtig war. Andererseits haben wir im Geschäft Flyer aufgelegt, damit man darüber spricht. Wir haben Anzeigen geschaltet und mit einer kleinen Pressekonferenz das neue Buchungssystem der regionalen Presse vorgestellt.

Wie viele Kunden buchen bei Ihnen online?
R.G. Im Moment sind es 18% unserer Kunden. Es gibt natürlich immer nur einen Teil der Kunden, der das gut findet.

Was braucht man dazu für Geräte?
R.G. Das System läuft auf einem Laptop, der permanent im Netz ist. Auf diesem Laptop werden auch alle andern Termine, die telefonisch oder mündlich hereinkommen, eingetragen und bearbeitet, so dass wir nur eine Agenda führen. Damit gibt es keine Überschneidungen. Die Agenda wird automatisch mit einem Backup-Programm gesichert. Unsere Mitarbeitenden wurden am Anfang geschult, so dass wirklich alle, auch die Lernenden, damit umgehen können. Das ging erstaunlich rasch.

Wie wird das System überwacht?
R.G. Es braucht keine Überwachung. Das System arbeitet so gut, dass alle Buchungen, seien es unsere oder jene, die per Internet hereinkommen, am richtigen Ort sind. Von Zeit zu Zeit werden die Eingänge angeschaut, evtl. Korrekturen vorgenommen und bestätigt. D.h., wir bestätigen dem Programm, dass die Buchungen so ihre Richtigkeit hat. Der Kunde erhält ja direkt nach seiner Anmeldung eine Mail, in der ihm die Reservation bestätigt wird. Jede Person, die im Geschäft arbeitet, hat eine eigene Spalte, wie auf einer Papieragenda. Die Termine werden blockweise vergeben, je nach Arbeit und Dauer. Blau ist besetzt, grün ist frei. Man kann die Tagesübersicht aufrufen oder die Personenübersicht oder Details der jeweiligen Kundin anschauen und einsehen, was man bei ihrem letzten Besuch gemacht hat. Man sieht auf einen Blick, wer für wen zuständig ist und wer allenfalls noch freie Kapazitäten hat.

Wie viel Zeit wird reserviert?
R.G. Für die Kunden ist die Reservation bewusst einfach gehalten: Sie